Документация и документооборот в бухгалтерском учете

Ответы по результатам тестирования для программированного контроля

Номер и название главы	Номер вопроса	Номер правильного ответа
Глава 7. Организация первичного наблюдения и документация	1	2
2	2, 3
3	1, 2
4	1
5	3
6	4
7	1
8	3
9	3
10	3
11	1
12	3
13	2
14	3
15	2
16	3

См. Положение о порядке и сроке
хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России
от 16 июля 2003 г. № 03-33/ПС).

Пользователь, раз уж ты добрался до этой строки, ты нашёл тут что-то
интересное или полезное для себя. Надеюсь, ты просматривал сайт в браузере Firefox,
который один правильно отражает формулы, встречающиеся на страницах. Если тебе понравился
контент, помоги сайту материально. Отключи, пожалуйста, блокираторы рекламы и нажми
на пару баннеров вверху страницы. Это тебе ничего не будет стоить, увидишь ты только
то, что уже искал или ищешь, а сайту ты поможешь оставаться на плаву.

Какие бухгалтерские документы должны быть в ООО

Перечислить все виды обязательной документации невозможно, поскольку нужно учитывать выбранный налоговый режим, правовой статус и сферу деятельности фирмы. Любая организация должна иметь следующие виды бухдокументов:

• Учетная политика – документ утверждается руководителем компании.
• График документооборота – форма разрабатывается предприятием самостоятельно.
• Рабочий план счетов – указываются все используемые в учете счета с разбивкой по аналитике.
• Регистры бухучета, включая оборотки, журналы-ордера, анализы счетов, главную книгу.
• Первичные документы – по кассовым операциям и движению средств на счетах в банках, накладные, акты, квитанции, отчеты, ведомости и др.
• Финансовая бухотчетность, в первую очередь это форма 1 (баланс) и форма 2 (отчет о финрезультатах).

Сколько хранить — сроки

В зависимости от типа и назначения документа его нужно хранить на протяжении определенного временного промежутка. Сроки хранения определяются различными нормативными актами, в том числе:

• Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»,
• Федеральным законом от 06.12.11 №402-ФЗ;
• Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.19 №236.

Отсчитывать его нужно, начиная с 1 января того года, который идет за годом оформления бумаги.

Отдельную документацию нужно хранить на постоянной основе:

• бухгалтерская отчетность;
• книги учета доходов/расходов;
• документация, касающаяся валютных операций;
• годовые ведомости по страховым взносам;
• документация, касающаяся результатов инвентаризации, переоценки;
• отдельные виды договоров.

Порядок и способы архивного хранения

Задача любого предприятия — хранить документацию таким образом, чтобы она была в целости и сохранности. Даже по истечении нескольких лет информация на бумаге должна хорошо читаться.

Для этого нужно обеспечить соответствующие условия для архивного хранения.

Существует два способа архивного хранения:

1. Офисный, когда организация выделяет место на территории организации, обеспечивает там должные условия по температуре, влажности, пожаробезопасности, освещению, размещает в этом месте удобные полки, шкафы, стеллажи для хранения папок, составляет номенклатуру дел для быстрого ориентирования в большой объеме документальной информации;
2. Внеофисный, когда организация выбирает специализированную архивную компанию, которая обеспечивает надлежащее и качественное хранение.

Второй способ архивного хранения, конечно, удобен. Не нужно освобождать пространство в офисе, назначать ответственное лицо, создавать особые условия. Можно быть уверенным, что в документах порядок, все в целости и сохранности.

Единственный минус — это дополнительные затраты на оплату услуг архивных компаний. Этот минус может покрыть массу плюсов, получаемых от передачи обязанности по хранению другому лицу — в офисе больше места, работники заняты своими прямыми обязанностями.

На практике первичные документы, которые хранятся на территории организации, часто бывают в очень плачевном состоянии, информация не читается, бланки пропадают, теряются, сложно что-то найти.

Изменения в сфере применения регистров бухгалтерского учета.

Приказом Минфина РФ № 103н Приказ № 52н дополнен новым регистром бухгалтерского учета – журналом операций по исправлению ошибок прошлых лет. Записи в журнале операций по исправлению ошибок прошлых лет отражаются на основании операций, отраженных на обособленных счетах бюджетного (бухгалтерского) учета, предусмотренных для отражения операций по исправлению ошибок прошлых лет, оформленных бухгалтерской справкой (ф. 0504833).

Обороты по операциям, отраженным в журнале операций по исправлению ошибок прошлых лет, переносятся в главную книгу (ф. 0504072), но не учитываются при формировании показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности, отражающих расходы, доходы отчетного финансового периода, а также показатели изменений (увеличение, уменьшение) активов, обязательств, иных объектов бухгалтерского учета.

Также Приказом Минфина РФ № 103н Методические указания № 52н дополнены электронными регистрами бухгалтерского учета, применяемыми при осуществлении централизуемых полномочий, такими как:

• журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (код формы 0504093) (применяется бухгалтерским подразделением для регистрации в хронологическом порядке приходных кассовых ордеров (ф. 0310001) и расходных кассовых ордеров (ф. 0310002), созданных в форме электронных документов с использованием электронного документооборота, и формирования информации об их статусах («новый», «подписан», «исполнен», «аннулирован») за временной интервал, необходимый пользователю (субъекту учета) в течение финансового года);

• ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (код формы 0504094) (применяется для формирования в электронном виде сведений о командировочных, компенсационных, иных выплатах физическим лицам (за исключением выплат, связанных с оплатой труда, выплат по договорам гражданско-правового характера), доходах, полученных ими в натуральной форме, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами).

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Хозяйственные процессы и сделки, приносящие экономический результат (прибыль или убытки), составляют основу деятельности любого коммерческого предприятия. Вне зависимости от масштаба бизнеса им требуется соответствующее документальное оформление. И предприниматель без наемного персонала, и огромная компания с тысячей сотрудников, проводят такие операции и заполняют акты, отчёты, договоры по ним — разница только в объёмах документооборота.

Документы, которые описывают основные аспекты экономических процессов предприятия, называются первичными (пункт 1 статья 9 402-ФЗ). Примечательно, что универсального списка таких актов отечественное законодательство не предусматривает. Любой субъект предпринимательства наделён правом самостоятельно решать, какие первичные бухгалтерские документы будут использоваться в текущей работе и отчётности. Формы бланков утверждаются приказами руководителя и закрепляются в учётной политике компании.

Пусть единого списка нет, зато есть требования к обязательным данным в первичных учётных документах (пункт 2 статья 9 402-ФЗ):

• название;
• дата оформления;
• название компании-составителя;
• суть факта или сделки;
• величина натурального или денежного измерения операции;
• должность лица, совершившего сделку;
• подписи ответственных участников операции с расшифровками.

К первичным в бухгалтерии относятся все документы, которые описывают операции с экономическим эффектом

Первичные документы готовят по ходу рабочего процесса или непосредственно после него (если оформить во время невозможно по объективным обстоятельствам). Могут оформляться как в бумажном, так и в цифровом виде (при наличии у руководителя квалифицированной цифровой подписи). Большинство современных компаний дублируют бумажный и электронный вариант, потому что не в полной мере доверяют компьютерной версии.

Список первичной документации определяется спецификой предприятия. В большинстве случаев в список документов входят товарные накладные, акты приёмки, расчётно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордеры.

Ведение первичной документации в бухгалтерии — что это такое? Это деятельность по составлению и оформлению первичной документации в организации. В небольших фирмах этим занимается руководитель, а при масштабных объёмах работы — штатный бухгалтер с профильным образованием.

Виды первичных документов

Первичные документы бухгалтерского учета — это какие документы? Из федерального закона прямо следует, что организация самостоятельно решает, с помощью каких бумаг вести учёт. Однако на практике в большинстве случаев это один и тот же набор документов:

1. Товарная накладная. Содержит полные перечень поставленных товаров и услуг, их отдельную и общую стоимость, дату поставки. Обычно составляется в двух экземплярах, один из которых остаётся у поставщика.
2. ТТН или товарно-транспортная накладная. Используется при учёте транспортировки материальных ценностей и расчётов за их перевозку.
3. Счета. Выставляются по факту продажи и завершения услуги, конкретизируют их цену.
4. Акты приема-передачи или акт выполненных работ. Служат доказательством, что товар поставлен и принят заказчиком. Основание для перечисления денег поставщику. Могут быть доказательством выполнения обязательств в спорной ситуации или в суде.
5. Расчётные ведомости. Сопровождают оплату труда работников компании.
6. Приходные и расходные кассовые ордера.
7. Кассовая книга.
8. Авансовый отчёт. Подтверждает целевое расходование заранее выданных работнику средств (авансом).
9. Акт зачёта взаимных требований. Помогает при возвращении входящего НДС.
10. Бухгалтерская справка об исправлении ошибки. Универсальный документ, который помогает не только придать законную силу исправлениям в других актах, но и помогает оформить проводки, для которых нет типовых форм.

Договоры и контракты с контрагентами не входят к число первичной документации. В них указываются все условия сделок, стоимость продукции или услуг, сроки и порядок выплат. Это недостаточно конкретная информация для учёта. К тому же предусмотреть унифицированную форму для них почти невозможно: каждый контрагент будет требовать отдельных условий сотрудничества.

Акт сверки тоже не является первичным. Это необязательный документ предназначен для уточнения поставок и их оплаты, помогает сторонам проверить, все ли заранее установленные условия выполнены. Никаких ценных или новых сведений для бухгалтерского учёта в подобном акте нет.

Организация сама определяет, какие документы будут для неё первичными и утверждает их бланки внутренними приказами.

В организациях самостоятельно решают, каким будет перечень первичных документов

Порядок передачи учетной документации и срок ее хранения

Каждому учреждению необходимо разработать и закрепить учетной политикой график оборота первичных бухдокументов. По общему правилу, в нем необходимо отразить факт приема регистра первичного бухучета, его обработку, хранение и сдачу в архив.

За целостность и сохранность отвечают работники бухгалтерии. Срок хранения финансово-хозяйственных регистров зависит от назначения того или иного бланка. К примеру, налоговые сведения должны храниться в течение минимум четырех лет, расчетная информация работников организации — не менее 75 лет.

В том случае, когда меняется лицо, ответственное за сохранность, необходимо подготовить и подписать соответствующий акт.

Правила применения электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета.

Методические указания № 52н содержат общие правила заполнения первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета. Приказом Минфина РФ № 103н данные нормы были дополнены положениями, устанавливающими составление первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета в электронной форме. В частности, Методические указания № 52н дополнены информацией о том, что первичные учетные документы (сводные первичные учетные документы), регистры бухгалтерского учета, составленные в форме электронного документа, подписываются:

• квалифицированной электронной подписью;

• простой электронной подписью (в случаях, предусмотренных Приказом № 52н).

В случае, если законодательством РФ или договором предусмотрено представление сформированных в электронной форме первичного учетного документа, регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии электронного первичного учетного документа, электронного регистра.

Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в соответствии с положениями учетной политики субъекта учета (единой учетной политикой при централизации учета) (далее вместе – учетная политика).

В первичном учетном документе, составленном в электронной форме и подписанном квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП), отметка бухгалтерии о принятии объекта к учету или о его выбытии, а также иные поля унифицированной формы документа, предусмотренные для отражения бухгалтерских записей, не заполняются. В этом случае бухгалтерские записи формируются с оформлением лицом, осуществляющим ведение бухгалтерского учета, документа, подписанного им ЭЦП (далее – электронный бухгалтерский документ).

В случае, если при межведомственном обмене информацией в форме электронных документов, в том числе при осуществлении централизуемых полномочий, предусмотрена передача скан-копий первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированных на бумажном носителе), ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа возлагается на лицо, ответственное за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) за формирование и (или) передачи такой скан-копии. Передача скан-копии первичного учетного документа осуществляется при условии ее подписания ЭЦП должностным лицом, ответственным за соответствие такой скан-копии подлиннику документа.

Документы для сделки с клиентом:

• Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
• Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
• Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 
• Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
• Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ. 
• Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
• УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.

Регистры бухгалтерского учета и документация бухгалтерской отчетности

Замечание 2

В соответствии со ст. 10 ФЗ № 402 регистры бухгалтерского учета используются с целью регистрации, систематизации и накопления сведений, которые содержатся в принятых к учету первичных документах. Они предназначены для того, чтобы отражать информацию на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведут с помощью специальных книг (журналов), ведомостей, на отдельных листах и карточках, в виде машинограммы, полученной посредством вычислительной техники. Также они могут быть записаны на магнитной ленте, диске, дискете и прочих машинных носителях.

Не допустимо при регистрации пропускать и изымать объекты бухгалтерского учета, включенные в регистры бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 10 ФЗ № 402).

Форма счетоводства или бухгалтерского учета характеризуется порядком сочетания учетных регистров, их внешним видом, последовательностью записей в них, использованием счетной техники, построением документации и схемой документооборота. В соответствии с ч. 6 ст. 10 ФЗ № 402 формы регистров бухучета подлежат утверждению руководителем предприятия или учреждения. Это осуществляется по представлению должностных лиц, на которых возлагается ведение бухгалтерского учета. Бюджетное законодательство Российской Федерации устанавливает и регулирует формы регистров для предприятий и учреждений государственного сектора.

Определение 3

Документы бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 13 Закона № 402-ФЗ) – это единая система документальной отчетности на основе данных бухгалтерии в соответствии с установленными формами (на базе документов 2 указанных разновидностей).

Бухгалтерская финансовая отчетность включает сведения и показатели финансового положения предприятия на отчетную дату, информацию о финансовом результате его работы и движении денежных средств за отчетный период. Вся информация систематизируется и должна соответствовать законодательству о бухгалтерском учете.

Бухгалтерская отчетность в качестве системы показателей может разделяться на группы по определенным составам отчетности для разных предприятий, включая организации и учреждения государственного сектора, некоммерческие организации, ЦБ РФ. С ее помощью характеризуется финансово-хозяйственная деятельность любого экономического субъекта за отчетный период.

Замечание 3

Если принять во внимание ФЗ от 27.07.10 года № 208 «О консолидированной финансовой отчетности», то вместе с формированием бухгалтерской отчетности предприятия, необходимо составление и консолидированной отчетности. Бухгалтерскую отчетность можно считать составленной после момента подписания ее экземпляра на бумажном носителе директором или руководителем предприятия

Сроки предоставления такой отчетности не должны составлять более трех месяцев после окончания отчетного года

Бухгалтерскую отчетность можно считать составленной после момента подписания ее экземпляра на бумажном носителе директором или руководителем предприятия. Сроки предоставления такой отчетности не должны составлять более трех месяцев после окончания отчетного года.

По отношению к бухгалтерской (финансовой) отчетности нельзя установить режим коммерческой тайны. Это прописано в ч. 11 ст. 13 Федерального Закона № 402 и обусловлено тем, что она не обладает коммерческой ценностью и при этом может быть известна третьим лицам после ее опубликования. Вместе с этим в зависимости от указанных положений законодательства о бухучете экономический субъект не предпринимает мер по охране ее конфиденциальности.

Всё ещё сложно?
Наши эксперты помогут разобраться

Все услуги

Решение задач

от 1 дня / от 150 р.

Курсовая работа

от 5 дней / от 1800 р.

Реферат

от 1 дня / от 700 р.

Требования к бумажным первичным документам

Во всех случаях, когда в организации не используется обмен с контрагентами электронными юридически значимыми документами, бухгалтерской службе придется контролировать наличие надлежаще оформленных документов.

Полученным от поставщиков

Для приходного «бумажного» документа это означает, что он должен быть физически получен от поставщика и при этом содержать все обязательные реквизиты в соответствии с Законом № 402-ФЗ.

Допустимо ли иметь скан-копию первичного учетного документа вместо его оригинала? По этому вопросу Минфин России высказывал противоположные мнения.

С одной стороны, Закон № 402-ФЗ не предусматривает принятие к бухгалтерскому учету электронных образов первичных учетных документов (письмо Минфина России от 02.10.2020 № 03-03-06/1/86376).

При этом в исключительных случаях организация вправе использовать скан-образы первичных документов для регистрации и хранения данных (письма Минфина России от 22.10.2020 № 03-03-06/1/92073, от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451). Полагаем, что пандемия коронавируса как раз относится к таким исключительным случаям.

Но с целью снижения рисков организация должна приложить максимум усилий, чтобы получить юридически значимый документ от поставщика. Как вариант можно попросить контрагента вместо оригинала бумажного документа прислать его скан-образ, подписанный электронной подписью.

Обратите внимание, что по Закону № 402-ФЗ наименование должности лица (лиц), совершивших сделку (лиц, ответственных за оформление свершившегося события), а также подписи этих лиц с указанием фамилии и инициалов являются обязательными реквизитами первичного документа. Документ, не содержащий обязательные реквизиты первичного учетного документа, в том числе надлежаще не подписанный сторонами сделки, не принимается к учету (письмо Минфина России от 05.11.2020 № 03-03-07/96407)

Почему использовать факсимильную подпись при оформлении первичных документов рискованно — см. в статье «Смею вас заверить: безопасно ли использовать документы с факсимильной подписью».

Выставленным покупателям

Еще один вопрос, который часто возникает при обмене бумажными документами: насколько критично отсутствие подписи контрагента на расходных накладных и актах?

В связи с пандемией коронавируса и массовым переводом организаций на удаленную работу Бухгалтерский методологический центр (БМЦ), который является субъектом негосударственного регулирования бухгалтерского учета в пределах компетенций, установленных статьей 24 Закона № 402-ФЗ, выпустил рекомендацию № Р-113/2020-КпР «Первичные учетные документы в условиях удаленной работы» (утв. 06.04.2020 Фондом «НРБУ «БМЦ»).

В Рекомендации Р-113/2020-КпР уточняется, что Закон № 402-ФЗ допускает возможность, но не требует подписания первичного учетного документа несколькими лицами. Подписи лиц со стороны контрагентов организации не входят в число обязательных реквизитов первичного учетного документа в соответствии с Законом № 402-ФЗ. К тому же указанный закон устанавливает обязательные реквизиты первичного учетного документа, но не определяет конкретные виды документов, которые должна использовать организация для оформления фактов хозяйственной жизни.

Поэтому, по мнению БМЦ, организация вправе для оформления любого факта хозяйственной жизни, в том числе связанного с ее отношениями с контрагентами, составлять и подписывать первичный учетный документ без участия других сторон.

Отметим, что следует различать хозяйственные документы (документы, оформляемые в целях реализации гражданско-правовых, трудовых и иных договоров организации с другими лицами, например, акты приема-передачи имущества, товарные, транспортные накладные и др.) и первичные учетные документы. Хозяйственные документы не являются по умолчанию первичными учетными документами, а лишь выполняют роль источника информации для ее включения в составленный организацией первичный учетный документ. При этом организация вправе использовать хозяйственные документы непосредственно в качестве первичных учетных документов для оформления фактов хозяйственной жизни при условии, что они отвечают всем требованиям Закона № 402-ФЗ.

Недостатки при формировании учетной политики

Проверка состояния бухгалтерского (бюджетного) учета и достоверности бухгалтерской (бюджетной) отчетности всегда начинается с изучения учетной политики проверяемого учреждения. Напомним, что принятая учреждением учетная политика должна применяться последовательно из года.

Ее изменения могут производиться только в случаях:

• изменения законодательства РФ или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бюджетного учета;

• разработки новых способов ведения бухгалтерского учета. Исправления в учетную политику по данному виду оснований вносятся в случае изменения ранее использовавшегося способа ведения бухгалтерского учета. К таким случаям относятся, в частности, изменении требований в части начисления амортизации материальных и нематериальных активов; изменение порядка оценки списываемых материальных запасов, порядка определения стоимости материальных запасов при их изготовлении учреждением, порядка определения стоимости ценностей, учитываемых на забалансовых счетах;

• существенное изменение условий деятельности учреждения. Оно может быть связано, например, с реорганизацией, изменением видов деятельности (допустим, когда учреждение начинает оказывать какой-либо новый вид услуг).

Из чего состоит бухдокументация

Бухгалтерский документ представляет собой оформленное свидетельство, подтверждающее факт и подлинность совершения операций, касающихся финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также право на совершение таких операций или же материальную ответственность того или иного лица. Финансово-бухгалтерская документация является основой ведения бухучета в учреждении.

Принимаются к учету, только если они составлены по утвержденному формату, зарегистрированному в альбоме унифицированных форм. Организация также может использовать самостоятельно разработанные бланки и регистры, формат которых закреплен соответствующим приказом и отражен в учетной политике учреждения. Если бухучет ведется на основании самостоятельно разработанных бланков, то они в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты в соответствии с 402-ФЗ:

• название и дата формирования;
• полное (краткое) наименование организации-составителя финансовой документации;
• содержательная часть производимой операции, а также ее измерители в натуральном и финансовом выражениях;
• список должностных лиц (с указанием Ф.И.О. и должностей), ответственных за исполнение процедуры, и их личные подписи.

Требования к первичной документации и ее реквизиты

Существует несколько основных требований, которые предъявляются к первичным учетным документам:

• наличие всех обязательных реквизитов;
• составление на момент совершения хозяйственной операции, за исключением документов, составляемых непосредственно после ее завершения;
• подтверждение исправлений, которые имеются в первичной документации, подписями лиц, подписывающих документы (в этом случае должна быть указана дата внесения исправлений);
• обеспечение сохранности записей при заполнении первичных документов в течение времени, которое установлено для их хранения в архиве.

Внесение правок, которые не подтверждены участниками хозяйственных операций, в первичные документы недопустимо. Денежные (банковские и кассовые) документы не должны включать никаких исправлений.

При формировании унифицированных форм документов происходит разработка формуляра-образца в виде общей модели построения всех системных документов в соответствии с ГОСТ Р.6.30-2003.

Определение 2

Реквизиты (от лат. requisitum — требуемое, необходимое) включают информацию о хозяйственной (финансовой) операции, которая указана в бухгалтерской документации.

Нужна помощь преподавателя?
Опиши задание — и наши эксперты тебе помогут!

Описать задание

В число основных и обязательных реквизитов, которые предусмотрены частью 2 ст. 9 ФЗ № 402 относят:

• наименование (акты, накладные, счета-фактуры, приходный кассовый ордер и др.);
• дата формирования документа;
• наименование предприятия, создавшего документ;
• содержание хозяйственной операции или факта хозяйственной жизни;
• величина факта хозяйственной жизни натурального и (или) денежного измерения с обязательным указанием единиц измерения;
• наименование должностных лиц (или лица), которые совершили сделку, операцию и отвечают за правильное ее оформления, либо наименование должностных лиц, которые отвечают за правильное оформление свершившегося события;
• подписи лиц с указанием их ФИО или прочих реквизитов, используемых с целью идентификации этих лиц.

Если возникает необходимость, то в структуру документа может быть включен дополнительный реквизит, в том числе адрес организации, основание для проведения хозяйственной операции, которая фиксируется в документе, печать, эмблема предприятия, визы, отметка о контроле и прочие реквизиты, которые могут быть определены характером документируемых хозяйственных операций.

Замечание 1

Первичный документ по учету денежных средств может быть подписан только руководителем предприятия или главным бухгалтером. Также это могут осуществлять лица, которым по приказу предоставлены эти полномочия.

Исправления первичных документов должно включать дату исправления, а также подписи лиц, которые занимались составлением документа, в котором осуществлено исправление. При этом необходимо указать фамилии и инициалы или другие реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 ФЗ № 402). Исправления могут быть произведены в случае согласования с участниками хозяйственных операций.

Нельзя производить исправления в следующих видах документов:

• кассовые документы (ПКО, РКО, кассовый ордер, журнал регистрации кассовых документов, кассовая книга);
• банковские документы (платежное поручение и требование, аккредитив, инкассовое поручение, денежный чек, объявление на взнос наличными).

Требования к первичной документации

Поскольку первичка является важной частью бухгалтерского документооборота, необходимо внимательнейшим образом относиться к ее ведению и заполнению. Существуют определенные требования, нормы и стандарты, которых придется придерживаться

Что должно быть в первичке

Первичные бухгалтерские документы должны создаваться по определенным стандартам, чтобы налоговая без проблем приняла их, и в дальнейшем ни у кого не возникало проблем. Поэтому в первичке обязательно нужно указать следующую информацию:

1. Название конкретного документа.
2. Дата составления.
3. Название субъекта, который (или от имени которого) проводится то или иное действие.
4. В чем суть хозяйственной операции.
5. Измерители хозяйственной операции. Бывают денежные либо натуральные. Если натуральные – надо указать, чем измеряется.
6. Лица, ответственные за правильное проведение операции и подготовку документов по ней. Обязательно указывать должности.
7. Подписи фигурантов, их ФИО и другой информации, которая поможет идентифицировать их.

Наличие всех этих данных необходимо не только для подтверждения, что операция действительно проводилась. Информация, указанная в документе, позволит в случае необходимости сверить все показатели, обратиться к действующим лицам и уточнить некоторые моменты.

Правила оформления первичной документации

Важно помнить, что при создании подобных документов недостаточно просто учесть данные, которые она должна нести. Нормами установлены определенные правила ведения и создания таких бумаг

Если они будут нарушены, или у налоговых инспекторов возникнут сомнения – придется не просто переделать документ, но и заплатить крупный штраф. Особенно если нарушение – не первое.

Итак, каких рекомендаций необходимо придерживаться, чтобы не вызвать гнев налоговой:

1. Писать строго без ошибок (в том числе и пунктуационных) и помарок. Не допускать опечатки в электронных документах.
2. Использовать можно любые ручки. Но желательно подобрать такие, которые не будут мазать при написании – это разведет грязь на бумаге, что недопустимо.
3. Составлять документы нужно уже в случае предположений, что какая-то хозяйственная операция будет произведена. В крайнем случае (что очень не рекомендуется) можно составить и оформить первичку сразу после операции.
4. Абсолютно все расчетные данные, представленные в цифровой форме, необходимо дублировать прописью.
5. Если каких-то данных для заполнения реквизитов в бланке первички нет, необходимо поставить там прочерк. Пустые строки оставлять категорически запрещено.

Важно помнить, что чем ответственней бухгалтер будет относиться к заполнению первичных документов, тем меньше в будущем у организации будет проблем

Что делать, если ошибка уже допущена?

В ситуации, когда необходимо подправить тот или иной первичный документ, необходимо знать, что можно и нельзя делать. Итак, при исправлении ошибок можно:

1. Зачеркнуть неверные данные и указать правильные рядом. Обязательно поставить подпись человека, который поправил информацию, а также указание «Исправленному верить» и конкретная дата, когда была внесена правка.
2. Сделать дополнительные записи. Применяется, если суммарные значения сделок были оформлены, но в результате оказались несколько выше. В таком случае необходимо остатки записать в новый документ и учесть их в текущем либо следующем отчетном периоде.
3. Провести сторнирование. То есть исправить запись с применением отрицательных значений: прописать неверные данные красной пастой, после чего указать рядом правильные.

Ни в коем случае не используйте корректор! Он запрещен, и за его применение налоговая будет жестко наказывать нарушителя.

Также недопустимы заметные исправления, «грязь» и мажущие ручки. Вся документация должна быть оформлена предельно аккуратно.